- Главная
- Консультация эксперта
- Расчеты
- Расчеты через подотчетников
7136 июня 2014
организации вправе расходовать наличную выручку только на ограниченный перечень целей. В частности, наличная выручка может расходоваться на выдачу сотрудникам подотчет. Поэтому формально Ваша организация соблюдает порядок расходования наличной выручки, выдавая наличную выручку подотчет, за счет которой сотрудники впоследствии выдают займы клиентам.
Вместе с тем необходимо отметить следующее. Ответственность за нецелевое расходование наличных денег законодательством не установлена. Штрафные санкции могут быть предусмотрены в договоре на расчетно-кассовое обслуживание (п. 4 ст. 421 ГК РФ). В договоре могут содержаться расширенные формулировки о порядке целевого расходования средств. И применяемый способ выдачи займов через подотчётных лиц может быть расценен обслуживающим банком как нарушение. Как следствие, Ваша организация может быть привлечена к ответственности по договору с банком.
Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух»
Рекомендация: Как соблюдать порядок ведения кассовых операций
Расходование наличной выручки
Поступающую в кассу наличную выручку от реализации можно расходовать на следующее:
- выдачу зарплаты;
- социальные выплаты;
- оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- выдачу сотрудникам под отчет (в т. ч. командировочных);
- выплату денег при возврате товаров, отказе от выполнения работ или оказания услуг (при условии, что ранее они были оплачены наличными);
- выплату страховых возмещений по договорам страхования граждан (при условии, что страховая премия была уплачена наличными);
- выдачу денег в качестве банковского платежного агента (субагента);
- использование денег на личные нужды предпринимателем, при условии, что выплата не связана с его предпринимательской деятельностью.
На эти цели можно расходовать только выручку от реализации собственных товаров (выполнения работ, оказания услуг). Наличные деньги, принятые от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при посреднических договорах, оплате услуг мобильных операторов, комиссионной торговле), должны быть в полном объеме сданы в банк.
Об этом сказано в пунктах 2 и 3 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Внимание: ответственность за нецелевое расходование наличных денег законодательством не установлена. Вместе с тем, штрафные санкции могут быть предусмотрены в договоре на расчетно-кассовое обслуживание (п. 4 ст. 421 ГК РФ). Поэтому во избежание санкций со стороны банка придерживайтесь целевого расходования денег по согласованным с ним направлениям.
Налоговые инспекции могут попытаться привлечь организацию к административной ответственности по статье 15.1Кодекса РФ об административных правонарушениях за нарушение порядка работы с денежной наличностью. Однако эта статья предусматривает ответственность за такие нарушения:
– расчеты наличными с другими организациями сверх установленных лимитов;
– неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
– несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
– накопление в кассе денег сверх установленных лимитов.
При применении административных наказаний должны соблюдаться основания и порядок привлечения к ответственности (ч. 1 ст 1.6 КоАП РФ). Таким образом, нецелевое использование денежных средств по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях нарушением не является. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую позицию (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 5 сентября 2007 г. № А56-4636/2007, от 4 июля 2007 г. № А56-36244/2006, от 14 мая 2007 г. № А56-51773/2006 и Центрального округа от 3 октября 2008 г. № А64-1887/08-24).
Ситуация: можно ли расходовать наличную выручку на предоставление займов
Нет, нельзя.
Перечень операций, на проведение которых организация может расходовать наличную выручку, закрытый (п. 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Выдача займов в этом перечне отсутствует. Следовательно, предоставлять за счет полученной выручки займы организации и предприниматели не вправе.*
Если организации или предпринимателю надо выдать или вернуть заем и проценты по нему наличными, то необходимо поступить следующим образом. Сначала сдать выручку в банк, а затем снять ее со счета и использовать на указанные цели. Такой порядок следует из пункта 4 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Вместе с тем, какая-либо ответственность за данное нарушение Кодексом об административных правонарушениях не установлена.
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
09.06.2014г.
С уважением,
Ксения Рупасова, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Варварой Абрамовой,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».
Статьи по теме в электронном журнале
Источник
Правила выдачи денег подотчет последний раз менялись 19.08.2017. Тогда же претерпели изменения некоторые кассовые операции. А последующие нововведения в проведении учета и налогообложения затронули порядок расчетов с подотчетниками.
Кто вправе получать деньги
Подотчетные суммы — это деньги, которые выдаются сотрудникам для исполнения поручений компании. Относительно недавно установлены новые правила подотчета — с 19 августа 2017 года, с принятием новой редакции указания Банка России № 3210-У.
Работодатель, по ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.
Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Ими выступают любые работники предприятия.
Как получить деньги
До введения поправок работник для получения денег направлял в бухгалтерию или отдел кадров заявление, в котором указывалась необходимая сумма и пояснение, на что ее потратят. Но в 2017 году, с 19 августа, стало проще выдавать подотчетные сотрудникам. Изменения предусмотрены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У. С 19.08.2007 заявление предоставлять не обязательно.
Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании от имени директора. Форма такого документа произвольная. Но в нем должны содержаться следующие реквизиты:
- Ф.И.О. лица;
- регистрационный номер документа;
- сумма наличных денег;
- срок, на который выдаются наличные деньги; назначение (не обязательно);
- подпись директора и дата.
Проводить расчеты с подотчетными лицами допускается по новому образцу заявлений:
Заявление от работника
Приказ о подотчетных лицах
Какую сумму выдавать подотчет
В России расчеты в рублях, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 000 рублей. Указание на это имеется в п. 5 и 6 указаний ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У.
Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств подотчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.
Необходим ли отчет за полученную сумму
Как указано в п. 6.3 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, до 19.08.2017 запрещалось выдавать деньги, если сотрудник не предоставил отчет о ранее полученных суммах. Здесь ЦБ внес изменения в подотчет. Теперь деньги допускается выдавать, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средствам.
Но это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке передает в бухгалтерию.
Сроки отчета
Как указано в п. 6.3 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, работник обязан предоставить отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы. Но новые требования к оформлению подотчетных сумм не устанавливают конкретный срок, в течение которого сотруднику надо подать отчет о потраченных деньгах. Он указывается в приказе работодателя.
Если срок возврата не установлен, сотрудник сдает отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС от 24.01.2005 № 04-1-02/704.
А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. По п. 26 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник обязан отчитаться по ним в течение 3 рабочих дней со дня возвращения.
Что учесть в 2020 году
Принимая отчет, учитывайте изменения в оформлении кассовых чеков и БСО. С 01.07.2019 в состав кассового чека или БСО, выдаваемого вместо него, включаются сведения о наименовании покупателя (организации или ИП) и его ИНН.
Оформляя документы по новым образцам для подотчета с 19 августа 2017 года, помните:
1. Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.
2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо. И кассовый чек оформляется в обычном порядке.
Изменяем положение о ведении кассовых операций
Поскольку внесены коррективы в порядок выдачи денег, изменения по подотчетным суммам в 2020 году коснулись и документации. Предприятиям следует обновить положение о работе с подотчетными суммами.
Сотрудники вправе получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также допускается выдача компанией денег на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.
Через кассу деньги выдаются в соответствии со следующими требованиями:
1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указаний № 3210-У.
2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному заявлению. Как указано в письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ подписывает директор, в нем указываются дата и регистрационный номер.
3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета (абз. 2 п. 6.3 указаний № 3210-У) составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник обязан отчитаться или вернуть деньги организации.
4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет вправе выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике.
5. Лимит сумм, которые выдаются в подотчет, не установлен. Предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями. В этом отношении изменения для подотчетных лиц не произошли.
6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.
7. Организации и ИП вправе выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).
8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. При переводе денежных средств на карту — проводка Дт 71 Кт 51.
Главные правила
Подведем итог сказанного:
1. Под отчет выдается любая сумма.
2. С 19.08.2017 работнику, чтобы получить деньги подотчет, достаточно распоряжения руководителя компании. Заявление писать не обязательно.
3. Ранее до сдачи отчета за прошлую сумму работник не мог получить подотчетные, теперь ответ на вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет, если сотрудник не отчитался за предыдущий, — да, можно.
4. Подотчетные суммы разрешается переводить на банковские карты.
5. С 19.08.2017 обновлены локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.
Ответственность
Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. За нарушение этого порядка грозит штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):
- для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
- для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.
Источник
С 2020 года бухгалтеры должны выдавать работникам деньги в подотчет по новому порядку. Старый порядок использовать нельзя. Редакция журнала «Упрощенка» подготовила ответы на все вопросы, а также образцы документов на подотчет с учетом изменений-2020.
Новые правила подотчета в 2020 году
С 2020 года используйте новые образцы документов:
В 2020 году организация вправе закупать товары, работы и услуги любым способом. Например, заключив договор с поставщиком или выдав деньги подчиненному лицу для закупки. Приобретение через работника — это и есть выдача средств под отчет. То есть, сотрудник получает определенную сумму на конкретную цель. А выполнив поставленную задачу — подчиненный обязан отчитаться о затратах.
Расчеты с подотчетниками регламентированы в Указаниях Центробанка РФ № 3210-У. За последнее время правила корректировали несколько раз. Обозначим ключевые нормативы с учетом изменений — 2020 в специальной таблице:
Новые чеки по подотчету в 2020 году: онлайн видео
Изменения в чеках ККТ с 1 февраля 2020
С 1 февраля 2020 года автоматы могут не выдавать бумажные и электронные чеки, если соблюдают два условия:
- дисплеи автоматов отражают QR-код, с помощью которого покупатели могут получить электронный чек, например, отсканировав на смартфоне;
- на корпусе автомата есть легко читаемый заводской номер устройства. Заводской номер можно посмотреть, не разбирая и не перемещая автомат для расчетов
При таком способе расчета можно не выдавать бумажные чеки и не отправлять электронные чеки на почту или телефон покупателя. Исключение — если покупатель сообщил номер телефона или адрес электронной почты. Тогда придется направить покупателю электронный чек. Чтобы настроить автомат под вывод QR-кодов на дисплей, обратитесь в организацию, которая обслуживает вашу технику.
Сам же автомат может не печатать чеки. Достаточно настроить в офисе одну удаленную кассу, которая будет получать сигнал с автоматов, когда покупатель оплачивает товар. В момент, когда касса получила сигнал о расчетах, она сформирует чек.
Изменения в чеках ККТ с 1 марта 2020
С 1 марта 2020 года компании и ИП, которые продают маркированные товары, обязаны печатать в чеке новый реквизит — «код товара» (приказ ФНС от 29.08.2019 № ММВ-7-20/434@). В бумажных чеках касса должна выдавать [М] для маркированного товара, а в электронных — префикс и код идентификации маркированного товара. Чтобы ККТ печатала новый код, придется обновить ПО кассы. Как это сделать, рассказал представитель компании АТОЛ (см. комментарий).
Информация дана в статье журнала «Упрощенка» Кассовые изменения, которые надо учесть упрощенцам в 2020 году
Порядок выдачи и получения денег в подотчет в 2020 году
Вести подотчет и заполнять авансовый отчет в несколько кликов удобно в программе БухСофт. Программа подготовит все отчеты быстро и с учетом всех изменений.
Подотчет онлайн в программе БухСофт
При направлении работника в командировку придется оформить приказ, либо иное распоряжение руководства о командировании. Для иных целей приказ теперь не обязателен. Но компания вправе оформить распоряжение на выдачу подотчетных средств.
Целью подотчетного аванса могут быть разные затраты. Но общий порядок получения средств таков:
- Определяем цель, сумму и срок подотчета.
- Составляем письменное заявление на имя руководителя. Документ оформляют в произвольной форме. Главное, чтобы бумага не содержала размытых и не четких формулировок. Только конкретные цифры, задачи и сроки. Иначе у контролеров могут возникнуть вопросы.
- Получаем резолюцию. Необходимо согласовать подотчет с руководителем. Начальство рассмотрит обращение работника, оценит ситуацию и примет решение. Директор вправе отказать в авансе, или, например, может уменьшить сумму, если сочтет расходы завешенными. Также гендир вправе сократить срок выдачи подотчета. Например, если работник требует на закупку канцелярских товаров целую неделю. Начальник может сократить срок до трех рабочих дней.
- В бухгалтерии работнику выдаем денежные средства по согласованному заявлению. Деньги могут выдать из кассы наличными, кассир оформит расходный кассовый ордер. Подотчет можно перевести на банковскую карту сотрудника или на корпоративную карту. В таком случае, перевод оформляется платежным поручением.
- Работник расходует деньги на установленные цели, сохраняет все чеки, квитанции и БСО.
- По истечению трех дней с момента окончания срока выдачи подотчета работник подает в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы.
Важно! В 2020 году допускается использовать электронные чеки в качестве подтверждения. Например, если закупка оформлялась через интернет, и продавец прислал электронный БСО об оплате. Достаточно распечатать электронный чек и предоставить его вместе с отчетом в бухгалтерию. Главное, чтобы фискальный документ соответствовал требованиям закона № 54-ФЗ.
Если у работника остались деньги, то их следует вернуть в кассу вместе с авансовым отчетом. Проследите, чтобы кассир оформил приходный ордер, и выдал вам квитанцию по приемке налички.
Бывают ситуации, когда подотчетник израсходовал собственные средства на закупку. Например, при планировании суммы не был учтен НДС. В этом случае организация должна возместить перерасход: выдать деньги из кассы или перечислить на карту.
Как составить заявление на подотчет
Письменное заявление на подотчет — это основной документ, на основании которого работнику будет предоставлен аванс. Если бумагу составить неверно, или допустить существенные ошибки в оформлении, то в средствах могут отказать.
Унифицированной формы для заявления не предусмотрено. Но чиновники обозначили ключевые требования к документу.
Так, заявление на выдачу денег подотчет должно раскрывать следующие позиции:
- сумма, требуемая в подотчет;
- цель, на что будут потрачены деньги;
- срок, в течение которого работник выполнит поставленную задачу.
Заявление должно быть согласовано с руководителем. То есть, на документе в обязательном порядке должна присутствовать подпись директора и дата согласования. Без визы руководства выдавать аванс сотруднику нельзя.
Компания вправе установить в своей учетной политике, что выдача денежных средств в подотчет производится только на основании приказа руководства. В таком случае, на основании письменного заявления придется оформить приказ.
Как выдать подотчетные деньги
Работник обращается за авансом в бухгалтерию. Способ предоставления средств в подотчет выбирает сама фирма. Допускается выдавать наличные из кассы, либо перечислять деньги на карты. Причем это может быть не только зарплатная карта подчиненного, но и корпоративная. Это карта, которая оформлена специально для таких операций.
Кассир выписывает расходный кассовый ордер. Для этого используется унифицированный бланк КО-2. Расходник должен быть подписан не только кассиром, но и главбухом и гендиректором.
С 2020 года разрешено ведение кассовых документов в электронном виде. Если оформляете электронный РКО, то заверьте его усиленными цифровыми подписями ответственных лиц.
Для безналичного расчета бухгалтер оформляет платежное поручение. Заполняется стандартная форма ОКУД 0401060. Важно указать в платежном поручении, что средства перечисляют в подотчет. Для этого в поле 24 «Назначение платежа» укажите, что транш является подотчетным.
Как составить авансовый отчет
Отчитаться за полученный подотчет нужно по установленной форме. Бланк авансового отчета утвержден Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. Учтите, что организация вправе применять самостоятельно разработанный шаблон.
Авансовый отчет заполняет сам работник, который получил деньги в подотчет. Документ можно оформить на бумаге от руки, или составить в электронном виде. В бланке указывается наименование организации, сведения о подотчетнике (ФИО, должность). Обязательно указывается цель и основание для выдачи аванса. В табличной части расписываются сведения о полученном авансе и произведенных тратах.
Отчет сдайте в бухгалтерию в течение трех рабочих дней, с момента завершения срока подотчета. Если авансовый отчет не предоставлен вовремя, то руководитель вправе принять решение об удержании сумм из заработной платы. На это у работодателя есть один календарный месяц.
Источник
