Приходный ордер – это унифицированный бланк, который заполняется по факту поступления наличных денег в кассу организации (ИП).
Компания обязана оформить ПКО в следующих случаях:
- Внесение средств в уставный капитал;
- Возврат неиспользованных сумм подотчетных средств;
- Возмещение ущерба сотрудником;
- Реализация имущества, принадлежащего компании;
- Возврат или поступление заемных средств;
- Поступление денег со счета компании;
- Приход наличной выручки от хозяйственной деятельности (на конец рабочего дня заполняется один ПКО на всю сумму выручки).
Индивидуальные предприниматели оформлять ПКО, как и другие бланки кассовой дисциплины (например: РКО, кассовую книгу и пр.), не обязаны, но могут применять такие документы по собственной инициативе в целях учета и контроля за перемещением и расходованием наличных средств.
Порядок и способы оформления ПКО
Унифицированный бланк ордера (№ КО-1) утвержден Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 №88.
Документ состоит из двух частей: приходный кассовый ордер и квитанция к ПКО.
Ордер выписывается в одном экземпляре. Нумерация производится по порядку в хронологической последовательности, датой отсчета является 1 января каждого нового года.
Лицом, в обязанности которого входит заполнение приходного ордера, может являться:
- сотрудник организации (кассир, бухгалтер и др.), назначенный распоряжением руководителя компании;
- главный бухгалтер;
- руководитель (если в штате компании нет главного бухгалтера или бухгалтера).
Подписывают ПКО: главный бухгалтер (бухгалтер или директор) и кассир.
Если руководитель организации (ИП) единолично проводит кассовые операции и оформляет первичную документацию, на ПКО ставится только подпись руководителя (ИП).
Оформление бланка производится:
1) Ручным способом.
2) На компьютере с последующей распечаткой:
- в текстовом или табличном редакторе;
- с помощью специализированных программ и онлайн-сервисов.
3) В электронном виде. При таком способе документооборота кассовые бланки должны быть заверены квалифицированной электронной подписью.
Исправления и помарки при заполнении ПКО категорически не допускаются!
Квитанция к ордеру заполняется одновременно с ПКО, подписывается и заверяется печатью.
Для проставления оттиска печати могут быть использованы:
1) Основная круглая печать организации.
Следует отметить, что с момента вступления в силу закона от 06.04.2015 №82-ФЗ организации имеют право отказаться от использования круглой печати.
2) Простые (вспомогательные) печати и штампы, находящиеся у работников фирмы, ответственных за их сохранность и использование.
Оттиск печати должен располагаться целиком на квитанции и не заходить на сам приходный ордер.
Кассир, получивший заполненный бланк из бухгалтерии, обязан:
- сверить все данные ордера;
- проверить документ на отсутствие помарок и исправлений;
- удостовериться в подлинности подписи главного бухгалтера (или другого ответственного лица);
- проверить наличие указанных приложений.
Если все правила соблюдены, кассир принимает деньги. Прилагающиеся к ордеру документы следует погасить штампом или сделать надпись от руки: «Получено» («Оплачено») с указанием даты.
Оформленный ПКО остается в организации и подшивается к отчету кассира (второй экземпляр листа кассовой книги), а квитанция передается лицу, сдавшему наличность.
Сведения об ордере вносятся в журнал регистрации ордеров (№ КО-3). Запись о принятых денежных средствах отражается в кассовой книге компании.
Инструкция: как заполнить приходный кассовый ордер
Унифицированная форма заполняется следующим образом:
- В поле «Организация» указывается полное название компании в соответствии с учредительными документами.
- В окне «по ОКПО», указывается соответствующий код согласно уведомлению Росстата.
- Строка «Структурное подразделение» заполняется при наличии у компании подразделений и только в ситуациях, когда деньги сдает сотрудник представительства.
- Далее заполняются порядковый номер бланка и текущая дата.
- В ячейках «Дебет» и «Кредит» указываются номера счетов бухучета или коды (если компания использует кодирование).
ИП эти ячейки не заполняют.
Операции по приходу наличности в организацию отражаются по дебету счета 50 (также следует указать субсчет в соответствии с рабочим планом счетов фирмы).
По кредиту записывается корреспондирующий счет – источник прихода денежной наличности, например:
- 51 (52) – приход наличных денег с банковского счета фирмы;
- 60 – поставщик вернул аванс;
- 62 (76) – поступили деньги от заказчиков и покупателей;
- 66 (67) – получены заемные средства;
- 73-1 (2) – сотрудник возместил материальный ущерб;
- 75-1 – собственник внес долю в уставный капитал;
- 90-1 – поступила выручка от реализации продукции (услуг, работ).
- «Код структурного подразделения» заполняется при наличии кода у подразделения, на которое оформляется ордер.
- «Код аналитического учета» – вносится код аналитики корреспондирующего счета (если такие коды в организации предусмотрены).
- В ячейку «Сумма» записывается полученная сумма наличных денег в числовом выражении.
- Ячейка «Код целевого назначения» заполняется, если компания использует систему кодирования.
- В строку «Принято от» записываются Ф.И.О. работника компании. При расчетах между контрагентами указывается название фирмы и Ф.И.О. сотрудника, который передал деньги, при этом используется предлог «через». Например: ООО «Меридиан» через Иванова К.М.
- В строку «Основание» заносится содержание операции.
- В строке «Сумма» расшифровывается прописью сумма поступивших средств, при этом копейки указываются цифрами.
- В строке «В том числе» записывается ставка и сумма НДС. Если операция не подлежит обложению НДС, указывается: «Без НДС».
- В поле «Приложение» перечисляются наименования, номера и даты прилагаемых документов.
При заполнении вручную бланков, изготовленных типографским способом, следует поставить прочерки в пустых ячейках. Также после внесения суммы прописью нужно обязательно прочеркнуть пустое место в строке, во избежание фальсификации документа.
Квитанция ПКО содержит сведения, идентичные данным приходного ордера.
Образец заполнения приходного кассового ордера 2020
Взнос учредителя в уставный капитал
Возврат подотчетных средств
Возмещение ущерба виновным лицом
Получение денег из банка на выплату зарплаты
Заем ООО от учредителя
Оплата по договору от юридического лица
Розничная выручка у ИП
Торговая выручка ООО
Штрафы за отсутствие ПКО и сроки хранения бланка
За отсутствие первичных документов (грубое нарушение правил учета) инспекторы могут оштрафовать компанию по ст. 120 НК РФ:
- На 10 000 – 30 000 рублей;
- Или на 20% от неуплаченной суммы при занижении налоговой базы, но не менее 40 000 рублей.
Санкции за неправильное оформление ПКО не установлены, но бланк, заполненный с ошибками, могут приравнять к отсутствию документа.
Отсутствие квитанции ПКО у контрагента может привести к отказу инспекторов признать расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль (единого налога при УСН). В такой ситуации контрагент понесет дополнительные расходы по уплате налога, штрафа и пеней.
Организация обязана хранить первичную документацию, в состав которой включается и приходный кассовый ордер, на протяжении 5 лет после окончания отчетного года.
Читайте более подробно: Форма КО-1
Источник
Что это такое
Приходный кассовый ордер (ПКО) – это один из документов кассовой дисциплины, который оформляется при поступлении наличных денег в кассу. ПКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается главным бухгалтером (лицом его заменяющим).
Квитанция к ПКО подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью кассира и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, при этом сам ордер остается в кассе. Печать ставится только на квитанции. Ставить половину печати на приходном кассовом ордере, а половину на квитанции (как делали раньше) не нужно.
Согласно Указанию ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, кассир в конце дня может составить один ПКО на всю сумму, которая поступила в кассу согласно чекам и БСО.
ПКО можно формировать в электронной форме. Такой документ подписывается электронными подписями. Квитанцию в ордеру можно направить на email лица, внесшего наличность.
Обратите внимание, начиная с 1 июня 2014 года, действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, согласно которому индивидуальные предприниматели не обязаны оформлять кассовые документы (ПКО, РКО и кассовую книгу).
Бланк ПКО (форма КО-1)
Приходный кассовый ордер (форма КО-1), действующий в 2020 году, утвержден постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:
- cкачать бланк в формате word;
- скачать бланк в формате excel.
Как заполнить ПКО
Инструкция по заполнению бланка приходного кассового ордера
В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).
В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.
Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего ПКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).
В поле «Номер документа» указывается порядковый номер ПКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).
В поле «Дата составления» указывается дата поступления денег в кассу в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2020). ПКО должен быть оформлен в день поступления денег в кассу, поэтому дата поступления денег и день формирования ордера совпадают.
В графе «Дебет» указывается номер бухгалтерского счета по дебету, которого приходуются наличные денежные средства (как правило, это счет 50 – «касса»).
Далее указывается код структурного подразделения организации, оформляющего ПКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).
В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета источника поступления денег в соответствии планом счетов бухучета:
- 51 – поступление денег с расчетного счета;
- 62 – поступление денег от покупателей и заказчиков;
- 71 – возврат денег от подотчётных лиц;
- 73-2 – возмещение ущерба (от работников);
- 75-1 – внесения денег от учредителей в уставной капитал;
- 90-1 – поступление розничной выручки.
Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.
В графе «Сумма» указывается цифрами сумма поступивших в кассу денежных средств.
Графа «Код целевого назначения» заполняется, как правило, некоммерческими организациями в случае поступления денежных средств в порядке целевого финансирования.
В строке «Принято от» указывается ФИО физического лица или наименование организации, от которого(ой) принимаются денежные средства.
В строке «Основание» необходимо указать основание поступления денег, например: «Внесены деньги в качестве вклада в уставной капитал» или «Оплата по договору от 05.02.2020 № 10» и т.д.
В строке «Сумма» прописью указывается сумма денег, поступившая в кассу. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.
В строке «В том числе» пишется ставка и сумма (цифрами) НДС. Если налог на добавленную стоимость не предусмотрен, ставится прочерк или делается запись «Без НДС».
В строке «Приложение» указываются реквизиты прилагаемых первичных документов (если они имеются).
В квитанции дублируются данные из приходного кассового ордера.
Обратите внимание, в приходном кассовом ордере запрещено делать исправления.
Образцы заполнения ПКО в 2020 году
Ниже представлены образцы заполнения бланка приходного кассового ордера в 2020 году:
Поступление денег от покупателей и заказчиков
Обратите внимание! В 2020 году почти все субъекты хозяйственной деятельности обязаны применять онлайн-кассы. Исключения перечислены в статье 2 закона 54-ФЗ от 22.03.2003. Также пока могут не применять кассовые аппараты ИП из сферы услуг без работников. Все остальные при приеме наличных средств за товары, работы или услуги должны не только выписывать ПКО, но и выбивать чеки ККТ.
Скачать образец (.xls)
Возврат денег от подотчетных лиц
Скачать образец (.xls)
Внесение денег для выплаты зарплаты
Скачать образец (.xls)
Внесение денег от учредителей в уставной капитал
Скачать образец (.xls)
Источник
Приходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится прием наличных денежных средств в кассу организации.
Когда выписывается приходный кассовый ордер
Поскольку приходный кассовый ордер является первичным документом бухгалтерского учета, следовательно, он должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), то есть по факту поступления наличных денежных средств в кассу организации, индивидуального предпринимателя.
Таким образом, выписывать приходный кассовый ордер необходимо в момент сдачи наличных денежных средств в кассу хозяйствующего субъекта.
В каких случаях заполняется форма приходного кассового ордера
Приходный кассовый ордер заполняется, когда поступают наличные денежные средства в кассу организации следующих случаях:
оприходование поступившей выручки. При продаже товаров (работ, услуг) за наличные, когда покупателю выдается чек ККТ или БСО, по итогам рабочей смены на всю сумму наличной выручки составляется только один ПКО;
возврат неиспользованных подотчетных денег;
получение денег с расчетного счета;
возврат заимствованных средств;
средства, вносимые в уставный капитал.
Форма приходного кассового ордера
Для приходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-1), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
В соответствии с формой N КО-1 приходный кассовый ордер имеет две части: непосредственно сам приходный ордер и квитанцию к приходному кассовому ордеру. Квитанция к приходному кассовому ордеру выдается лицу, сдавшему наличные деньги в кассу организации. Квитанция к приходному кассовому ордеру должна быть заверена печатью организации, подписана так же, как сам приходный ордер, и кроме того квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается кассиром, приходующим деньги. При этом сам приходный кассовый ордер должен остаться в кассе.
Оформление приходного кассового ордера
Приходный кассовый ордер оформляется:
главным бухгалтером;
бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа организации, индивидуального предпринимателя (далее — бухгалтер);
руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
При этом приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель, кассир.
В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.
Приходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.
Если приходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе.
Исправлений в приходном кассовом ордере не допускается.
Порядок заполнения приходного кассового ордера
Бланк приходного кассового ордера выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
При этом квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира.
Заполнение бланка приходного кассового ордера
Заполняется бланк приходного кассового ордера следующим образом:
В строке «Организация» указывается полное наименование организации и ее код ОКПО, присвоенный отделом статистики.
Следующая строка заполняется только в том случае, если денежные средства поступают из структурного подразделения данной организации (например, выручка из торговой точки), иначе там ставится прочерк.
ПКО нумеруются, как правило, начиная с 1 января текущего года — порядковый номер ставится в графе «Номер документа».
В связи с тем, что первичные документы должны заполняться в день проведения операции, в графе «Дата составления» указывается текущее число.
В графах «Дебет» и «Кредит» заносятся номера соответствующих счетов и кодов, если организация применяет кодирование:
Так в графу «Дебет» заносится номер счета, по дебету которого приходуются денежные средства. Предприятия, выдавшие ордер, в этой графе ставят счёт 50 «Касса»Здесь же может быть указан номер субсчета в соответствии с рабочим планом счетов организации.
В графе «Кредит, корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета и, если необходимо, субсчета, по кредиту которого отражается поступление денежных средств в кассу организации. Это могут быть такие счета, как 90.1 «Выручка от продаж», 51 «Расчётные счета», 62 «Расчёты с покупателя ми и заказчиками», 71 «Расчёты с подотчётными лицами», 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям», 75 «Расчёты с учредителями».
В графу «Сумма» цифрами вносится сумма средств, приходуемая в кассу.
В графе «Код целевого назначения» ставится прочерк, если в организации не принята система кодирования.
В строке «Принято от» пишется ФИО работника организации, либо при расчетах между организациями — наименование организации и ФИО сотрудника через которого переданы средства. При этом вносится слово «через», например «Принято от «Наименование организации» через «ФИО сотрудника через которого переданы средства»».
В поле «Основание» необходимо занести содержание операции, например «розничная выручка» или «оплата по договору».
В строке «Сумма» правила требуют указать всю сумму поступающих средств прописью с начала строки с заглавной буквы (копейки указываются цифрами). Если после написания суммы в рублях в строке осталось свободное место, то его прочеркивают.
Здесь следует обратить внимание на такую особенность. Если в графе «Сумма» полученная сумма была указана с копейками, то и в этой строке сумма также указывается с копейками. Если же сумма была указана без копеек, то и в строке про копейки не упоминается.
В строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или делается запись «без налога (НДС)».
Прилагаемые документы с указанием их номеров и дат заполнения располагаются в поле «Приложение». Сами эти документы непосредственно после получения денег погашаются штампом «Получено» с указанием текущей даты.
Заполнение квитанции к приходному кассовому ордеру
Квитанция к приходному кассовому ордеру должна содержать все те же сведения, что и сам ордер.
В отрывной квитанции, прилагающейся к приходному кассовому ордеру, заполняется такая информация:
Наименование организации
Номер и дата составления документа
Принято от
Основание
Сумма
В том числе
Главный бухгалтер (подпись)
Кассир (подпись)
Действия кассира после получения денежных средств
После этого кассир принимает деньги и после их получения ставит свою подпись, фамилию и инициалы на приходном ордере и квитанции.
На квитанции кассир указывает также дату приема денег и заверяет свою подпись печатью. Печать на квитанцию ставится так, чтобы краешек заходил на сам приходный ордер
После того как деньги поступают в кассу, кассир отрывает квитанцию к ПКО по линии отреза и выдает ее на руки лицу, сдавшему деньги, а сам кассовый ордер оставляет в кассе.
При этом делается запись о принятых деньгах в кассовой книге (форма N КО-4).
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Перед тем как приходный кассовый ордер попадет в кассу, он должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Журнал регистрации кассовых документов КО-3 — предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров.
Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала.
Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая — для расходных (графы 5-8).
Штрафные санкции за отсутствие ПКО
Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится приходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.
Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.
При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.
Также отсутствие первичных кассовых документов у организации-покупателя может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения (объект налогообложения — доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).
Сроки хранения приходных кассовых ордеров
Сроки хранения приходных кассовых ордеров составляют, как и для всех первичных документов, пять лет после отчетного года.
Источник
