Приходный ордер – это унифицированный бланк, который заполняется по факту поступления наличных денег в кассу организации (ИП).
Компания обязана оформить ПКО в следующих случаях:
- Внесение средств в уставный капитал;
- Возврат неиспользованных сумм подотчетных средств;
- Возмещение ущерба сотрудником;
- Реализация имущества, принадлежащего компании;
- Возврат или поступление заемных средств;
- Поступление денег со счета компании;
- Приход наличной выручки от хозяйственной деятельности (на конец рабочего дня заполняется один ПКО на всю сумму выручки).
Индивидуальные предприниматели оформлять ПКО, как и другие бланки кассовой дисциплины (например: РКО, кассовую книгу и пр.), не обязаны, но могут применять такие документы по собственной инициативе в целях учета и контроля за перемещением и расходованием наличных средств.
Порядок и способы оформления ПКО
Унифицированный бланк ордера (№ КО-1) утвержден Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 №88.
Документ состоит из двух частей: приходный кассовый ордер и квитанция к ПКО.
Ордер выписывается в одном экземпляре. Нумерация производится по порядку в хронологической последовательности, датой отсчета является 1 января каждого нового года.
Лицом, в обязанности которого входит заполнение приходного ордера, может являться:
- сотрудник организации (кассир, бухгалтер и др.), назначенный распоряжением руководителя компании;
- главный бухгалтер;
- руководитель (если в штате компании нет главного бухгалтера или бухгалтера).
Подписывают ПКО: главный бухгалтер (бухгалтер или директор) и кассир.
Если руководитель организации (ИП) единолично проводит кассовые операции и оформляет первичную документацию, на ПКО ставится только подпись руководителя (ИП).
Оформление бланка производится:
1) Ручным способом.
2) На компьютере с последующей распечаткой:
- в текстовом или табличном редакторе;
- с помощью специализированных программ и онлайн-сервисов.
3) В электронном виде. При таком способе документооборота кассовые бланки должны быть заверены квалифицированной электронной подписью.
Исправления и помарки при заполнении ПКО категорически не допускаются!
Квитанция к ордеру заполняется одновременно с ПКО, подписывается и заверяется печатью.
Для проставления оттиска печати могут быть использованы:
1) Основная круглая печать организации.
Следует отметить, что с момента вступления в силу закона от 06.04.2015 №82-ФЗ организации имеют право отказаться от использования круглой печати.
2) Простые (вспомогательные) печати и штампы, находящиеся у работников фирмы, ответственных за их сохранность и использование.
Оттиск печати должен располагаться целиком на квитанции и не заходить на сам приходный ордер.
Кассир, получивший заполненный бланк из бухгалтерии, обязан:
- сверить все данные ордера;
- проверить документ на отсутствие помарок и исправлений;
- удостовериться в подлинности подписи главного бухгалтера (или другого ответственного лица);
- проверить наличие указанных приложений.
Если все правила соблюдены, кассир принимает деньги. Прилагающиеся к ордеру документы следует погасить штампом или сделать надпись от руки: «Получено» («Оплачено») с указанием даты.
Оформленный ПКО остается в организации и подшивается к отчету кассира (второй экземпляр листа кассовой книги), а квитанция передается лицу, сдавшему наличность.
Сведения об ордере вносятся в журнал регистрации ордеров (№ КО-3). Запись о принятых денежных средствах отражается в кассовой книге компании.
Инструкция: как заполнить приходный кассовый ордер
Унифицированная форма заполняется следующим образом:
- В поле «Организация» указывается полное название компании в соответствии с учредительными документами.
- В окне «по ОКПО», указывается соответствующий код согласно уведомлению Росстата.
- Строка «Структурное подразделение» заполняется при наличии у компании подразделений и только в ситуациях, когда деньги сдает сотрудник представительства.
- Далее заполняются порядковый номер бланка и текущая дата.
- В ячейках «Дебет» и «Кредит» указываются номера счетов бухучета или коды (если компания использует кодирование).
ИП эти ячейки не заполняют.
Операции по приходу наличности в организацию отражаются по дебету счета 50 (также следует указать субсчет в соответствии с рабочим планом счетов фирмы).
По кредиту записывается корреспондирующий счет – источник прихода денежной наличности, например:
- 51 (52) – приход наличных денег с банковского счета фирмы;
- 60 – поставщик вернул аванс;
- 62 (76) – поступили деньги от заказчиков и покупателей;
- 66 (67) – получены заемные средства;
- 73-1 (2) – сотрудник возместил материальный ущерб;
- 75-1 – собственник внес долю в уставный капитал;
- 90-1 – поступила выручка от реализации продукции (услуг, работ).
- «Код структурного подразделения» заполняется при наличии кода у подразделения, на которое оформляется ордер.
- «Код аналитического учета» – вносится код аналитики корреспондирующего счета (если такие коды в организации предусмотрены).
- В ячейку «Сумма» записывается полученная сумма наличных денег в числовом выражении.
- Ячейка «Код целевого назначения» заполняется, если компания использует систему кодирования.
- В строку «Принято от» записываются Ф.И.О. работника компании. При расчетах между контрагентами указывается название фирмы и Ф.И.О. сотрудника, который передал деньги, при этом используется предлог «через». Например: ООО «Меридиан» через Иванова К.М.
- В строку «Основание» заносится содержание операции.
- В строке «Сумма» расшифровывается прописью сумма поступивших средств, при этом копейки указываются цифрами.
- В строке «В том числе» записывается ставка и сумма НДС. Если операция не подлежит обложению НДС, указывается: «Без НДС».
- В поле «Приложение» перечисляются наименования, номера и даты прилагаемых документов.
При заполнении вручную бланков, изготовленных типографским способом, следует поставить прочерки в пустых ячейках. Также после внесения суммы прописью нужно обязательно прочеркнуть пустое место в строке, во избежание фальсификации документа.
Квитанция ПКО содержит сведения, идентичные данным приходного ордера.
Образец заполнения приходного кассового ордера 2020
Взнос учредителя в уставный капитал
Возврат подотчетных средств
Возмещение ущерба виновным лицом
Получение денег из банка на выплату зарплаты
Заем ООО от учредителя
Оплата по договору от юридического лица
Розничная выручка у ИП
Торговая выручка ООО
Штрафы за отсутствие ПКО и сроки хранения бланка
За отсутствие первичных документов (грубое нарушение правил учета) инспекторы могут оштрафовать компанию по ст. 120 НК РФ:
- На 10 000 – 30 000 рублей;
- Или на 20% от неуплаченной суммы при занижении налоговой базы, но не менее 40 000 рублей.
Санкции за неправильное оформление ПКО не установлены, но бланк, заполненный с ошибками, могут приравнять к отсутствию документа.
Отсутствие квитанции ПКО у контрагента может привести к отказу инспекторов признать расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль (единого налога при УСН). В такой ситуации контрагент понесет дополнительные расходы по уплате налога, штрафа и пеней.
Организация обязана хранить первичную документацию, в состав которой включается и приходный кассовый ордер, на протяжении 5 лет после окончания отчетного года.
Читайте более подробно: Форма КО-1
Источник
Что это такое
Приходный кассовый ордер (ПКО) – это один из документов кассовой дисциплины, который оформляется при поступлении наличных денег в кассу. ПКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается главным бухгалтером (лицом его заменяющим).
Квитанция к ПКО подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью кассира и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, при этом сам ордер остается в кассе. Печать ставится только на квитанции. Ставить половину печати на приходном кассовом ордере, а половину на квитанции (как делали раньше) не нужно.
Согласно Указанию ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, кассир в конце дня может составить один ПКО на всю сумму, которая поступила в кассу согласно чекам и БСО.
ПКО можно формировать в электронной форме. Такой документ подписывается электронными подписями. Квитанцию в ордеру можно направить на email лица, внесшего наличность.
Обратите внимание, начиная с 1 июня 2014 года, действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, согласно которому индивидуальные предприниматели не обязаны оформлять кассовые документы (ПКО, РКО и кассовую книгу).
Бланк ПКО (форма КО-1)
Приходный кассовый ордер (форма КО-1), действующий в 2020 году, утвержден постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:
- cкачать бланк в формате word;
- скачать бланк в формате excel.
Как заполнить ПКО
Инструкция по заполнению бланка приходного кассового ордера
В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).
В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.
Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего ПКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).
В поле «Номер документа» указывается порядковый номер ПКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).
В поле «Дата составления» указывается дата поступления денег в кассу в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2020). ПКО должен быть оформлен в день поступления денег в кассу, поэтому дата поступления денег и день формирования ордера совпадают.
В графе «Дебет» указывается номер бухгалтерского счета по дебету, которого приходуются наличные денежные средства (как правило, это счет 50 – «касса»).
Далее указывается код структурного подразделения организации, оформляющего ПКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).
В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета источника поступления денег в соответствии планом счетов бухучета:
- 51 – поступление денег с расчетного счета;
- 62 – поступление денег от покупателей и заказчиков;
- 71 – возврат денег от подотчётных лиц;
- 73-2 – возмещение ущерба (от работников);
- 75-1 – внесения денег от учредителей в уставной капитал;
- 90-1 – поступление розничной выручки.
Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.
В графе «Сумма» указывается цифрами сумма поступивших в кассу денежных средств.
Графа «Код целевого назначения» заполняется, как правило, некоммерческими организациями в случае поступления денежных средств в порядке целевого финансирования.
В строке «Принято от» указывается ФИО физического лица или наименование организации, от которого(ой) принимаются денежные средства.
В строке «Основание» необходимо указать основание поступления денег, например: «Внесены деньги в качестве вклада в уставной капитал» или «Оплата по договору от 05.02.2020 № 10» и т.д.
В строке «Сумма» прописью указывается сумма денег, поступившая в кассу. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.
В строке «В том числе» пишется ставка и сумма (цифрами) НДС. Если налог на добавленную стоимость не предусмотрен, ставится прочерк или делается запись «Без НДС».
В строке «Приложение» указываются реквизиты прилагаемых первичных документов (если они имеются).
В квитанции дублируются данные из приходного кассового ордера.
Обратите внимание, в приходном кассовом ордере запрещено делать исправления.
Образцы заполнения ПКО в 2020 году
Ниже представлены образцы заполнения бланка приходного кассового ордера в 2020 году:
Поступление денег от покупателей и заказчиков
Обратите внимание! В 2020 году почти все субъекты хозяйственной деятельности обязаны применять онлайн-кассы. Исключения перечислены в статье 2 закона 54-ФЗ от 22.03.2003. Также пока могут не применять кассовые аппараты ИП из сферы услуг без работников. Все остальные при приеме наличных средств за товары, работы или услуги должны не только выписывать ПКО, но и выбивать чеки ККТ.
Скачать образец (.xls)
Возврат денег от подотчетных лиц
Скачать образец (.xls)
Внесение денег для выплаты зарплаты
Скачать образец (.xls)
Внесение денег от учредителей в уставной капитал
Скачать образец (.xls)
Источник
kovaroom
спросил
27 октября 2015 в 11:45
3214 просмотров
Здравствуйте!
У нашей фирмы есть бланк договора — по нему с физ.лицом заключен договор беспр.займа.
Это физлицо учр-ль и директор, но в договоре он идет именно как физ.лицо.
Когда он ездит вносить деньги в банк — во всех поступлениях на рс банк пишет — Внесение средств по договору такому-то от такого-то числа. То есть не сдача денежных средств, а именно внос денег и принимает их как от физ.лица.
Вопрос — нужно ли в этой ситуации делать РКО и ПКО в 1С? в 2010 году фирма их делала, банк проверял Кассовую дисциплину, замеаний не сделал, потом проверок таковых не было, и РКО и ПКО не формировались в 1С.
Кассовые ордера на взнос наличных денег директор приносит и отдает — но по сути они должны же у него как физ.лица храниться и в бухгалтерии они не нужны, если РКО и ПКО не формировать?
Цитата (kovaroom):Вопрос — нужно ли в этой ситуации делать РКО и ПКО в 1С?
Здравствуйте. Зачем если осуществляется взнос наличных от физлица на р/счет ?
Цитата (Важный бух):Зачем если осуществляется взнос наличных от физлица на р/счет ?
Директор говорил, так раньше требовали. Но там сотрудники уже все новые, уточнить особо не у кого.
Тоже так думаю, просто непонятна была логика ранее, в 2010г. создаваемых ПКО и РКО, через счет 57 шли эти «взносы».
Получается, по идее, и тогда банк не должен был без ошибок провести такую проверку кассовой дисциплины.
Если в ордерах основание значится — внос по дог.займа такому-то… Но это наверное уже нет смысла исправлять, оставить тот период уже как есть.
Составляйте договоры в Контур.Эльбе по готовым шаблонам
Все операции ООО с наличностью должны проходить через кассу. Сдает директор не как физ.лицо, а как Займодавец ( если нет кассира). Договор заключается » сам с собой» с одной сотроны он ген.дир с другой физ.лицо. У нас просто пишут в банке источник поступлений «Процентный (беспроцентный) займ….» Есть разъяснения о том, чтобы использовать займ полученный его необходимо сдать в банк на счет. (Пункт 4 Указания N 3073-У )
Цитата (Катерина_2008):Все операции ООО с наличностью должны проходить через кассу. Сдает директор не как физ.лицо, а как Займодавец ( если нет кассира). Договор заключается » сам с собой» с одной сотроны он ген.дир с другой физ.лицо. У нас просто пишут в банке источник поступлений «Процентный (беспроцентный) займ….» Есть разъяснения о том, чтобы использовать займ полученный его необходимо сдать в банк на счет. (Пункт 4 Указания N 3073-У )
Откуда вы это взяли?
Это физлицо учр-ль и директор, но в договоре он идет именно как физ.лицо.
Когда он ездит вносить деньги в банк
Цитаты из вопроса ТС.
Это организация выдала займ учредителю, а он его вносит напрямую в банк. Откуда здесь кассовые операции? И причем здесь Указание ЦБ?
Здравствуйте.
Цитата (Важный бух):Это организация выдала займ учредителю, а он его вносит напрямую в банк. Откуда здесь кассовые операции? И причем здесь Указание ЦБ?
Не могу ручаться (формулировки автора вопроса не отличаются точностью ), но скорее всего физлицо является займодавцем, а не наоборот. Физлицо вносит наличные в кассу в соответствии с договором займа (ПКО), затем наличные выдаются для внесения на р/с (РКО). При этом деньги на р/с организации вносятся не от имени организации, а от физлица, в этом и загвоздка.
kovaroom, уточните, пожалуйста, правильно ли описана ситуация? Или проблема в чем-то другом?
Вероятно, не совсем понятно кто кому занимает. Фирма — деньги получает по договору займа, физ.лицо — их предоставляет.
В том то и вопрос.
Директор берет договор займа и едет с деньгами в банк, вносит их. Как бы это деньги с его кармана, личные.
Т.к. он же при этом ещё и просто физ.лицо как займодавец (это по отношению к тому, что в договоре прописано),
то и возник вопрос — а нужно ли это через кассу проводить в принципе?
Я то формирую РКО и ПКО., но нужно ли?
Ведь по идее, если бы я выдавала деньги дерктору для сдачи их из кассы в банк на расчетный счет, то тогда банк писал бы в выписке — сдача денежных средств из кассы? Или я неправа?
А так — в выписке написано — «Взнос средст по договору беспр.займа №… от … с физ.лицом Ивановым И.И.»
А я во всех РКО указала — «Сдача денежных средств в банк.»
Потому и вопрос — а нужны ли вообще эти РКО и ПКО (применительно с 2011 года знать бы, т.к.проверка кассовой дисциплины была только за 2010 год).
Цитата (kovaroom):Т.к. он же при этом ещё и просто физ.лицо как займодавец (это по отношению к тому, что в договоре прописано),
то и возник вопрос — а нужно ли это через кассу проводить в принципе?
Я то формирую РКО и ПКО., но нужно ли?
Рекомендую почитать бурное обсуждение аналогичного вопроса:
https://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=86947
Спасибо большое!
Теперь ясно.
Что наличкой — всё через кассу всё-таки нужно проводить.
По логике — непонятно зачем, конечно, но законодательно, как оказывается — нужно. В ситуации именно с наличкой.
Источник