Заявление на заем в организации — образец данного документа приведен в нашей статье. Также в ней мы подробно разберем условия предоставления займа сотруднику и как именно он должен быть оформлен документально.
Заем денег у работодателя: правовое регулирование
Как правильно составить заявление на получение процентного или беспроцентного займа сотруднику
Условия предоставления займа сотруднику
Срок займа и способы возврата
Договор займа и иные сопутствующие документы
Заем денег у работодателя: правовое регулирование
Организация-работодатель вправе по просьбе сотрудника предоставить ему определенную сумму в заем на условиях, устраивающих обе стороны.
Наличие трудового договора между данными субъектами практически не влияет на правоотношения, связанные с выдачей займа. Последние регулируются по общим правилам параграфа 1 гл. 42 ГК РФ. Специальные нормы отсутствуют, то есть такой договор является простым договором займа с особенностями, обусловленными субъектным составом. Действие норм о потребительских займах на заемные отношения между предприятием и работником не распространяется (подп. 5 п. 1 ст. 3 закона «О потребительском кредите» от 21.12.2013 № 253-ФЗ). Некоторые компании принимают локальные нормативные акты о порядке выдачи займов работникам.
При этом возможны 2 варианта оформления заемных отношений:
- Внесение дополнительных условий о займе непосредственно в трудовой договор (смешанный трудовой договор).
- Заключение самостоятельного договора займа.
Последний вариант представляется наиболее целесообразным.
В подтверждение передачи денег заимодавцем оформляется:
- кассовый документ (расходный кассовый ордер, см. п. 6 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами…» от 11.03.2014 № 3210-У);
- либо расписка (если деньги передаются через представителя — подотчетное лицо).
Как правильно составить заявление на получение процентного или беспроцентного займа сотруднику
Для того чтобы заключить договор займа, работнику необходимо в первую очередь устно обратиться с такой просьбой к руководителю организации, а затем, после его одобрения, составить письменное заявление о предоставлении займа. Оно и будет основанием для заключения самого договора в случае, если работодатель примет положительное решение.
В организации может быть утвержден образец заявления на заем у работодателя. В противном случае оно составляется в свободной форме. Желательно, чтобы в нем была указана следующая информация:
- кому адресовано заявление (наименование организации, Ф. И. О. руководителя);
- данные заявителя (Ф. И. О., адрес места жительства, контактный телефон);
- непосредственно сама просьба, например: «Прошу предоставить мне заем в размере…»;
- желаемый срок займа и другие условия (например, цель займа, способ внесения платежей, размер процентов и т. д.);
- можно также добавить фразу «В случае увольнения из организации обязуюсь досрочно выплатить сумму займа»;
- подпись, дата.
Образец заявления на беспроцентный заем сотруднику можно скачать по ссылке.
Условия предоставления займа сотруднику
Итак, в своем заявлении работник выражает просьбу предоставить ему заем на определенных условиях, а работодатель вправе принять / не принять их и выдвинуть ряд встречных условий со своей стороны.
Рассмотрим подробнее возможные условия займа работнику от организации:
- Проценты за пользование суммой займа (ст. 809 ГК РФ). Как правило, заем от работодателя характеризуется безвозмездностью, то есть он предоставляется без условия об оплате процентов, что выгодно отличает его от кредита в банке. Возвращается ровно та сумма, которая изначально была передана работнику. Тем не менее возможен и возмездный вариант, но процент, как правило, ниже банковских.
ВАЖНО! Если договором прямо не предусмотрено, что он является беспроцентным, то по умолчанию он будет считаться возмездным, а проценты будут начисляться исходя из ключевой ставки Банка России (п. 4 ст. 809 ГК РФ).
- Цель займа. Работнику можно рекомендовать указать в заявлении цель займа, что повысит степень доверия к нему со стороны работодателя. Работодатель вправе осуществлять контроль целевого использования заемных средств (ст. 814 ГК РФ).
- Обеспечение займа. Стороны могут договориться, что на период до полного погашения долга организации передается в залог определенное имущество либо заем обеспечивается поручительством третьих лиц.
Срок займа и способы возврата
Для рассматриваемого вида займа характерно установление такого способа оплаты, как удержание очередного платежа из ежемесячного заработка сотрудника. Данный способ прямо не предусмотрен ГК РФ, однако признается судебной практикой не противоречащим законодательству (например, апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 13.11.2013 по делу № 33-7329/2013). Возвращать заем можно и стандартным способом — путем внесения платежа в кассу предприятия.
В отношении рассматриваемого вида займа особенное значение приобретает и такое условие, как срок возврата. Трудовые отношения могут быть расторгнуты фактически в любой момент, что повлечет для работодателя сложности с возвратом долга. В связи с этим работодатель заинтересован в установлении обязанности работника досрочно выплатить сумму займа в случае увольнения в период срока действия договора займа. Кроме того, стороны могут по взаимному согласию установить обязанность работника в качестве обеспечения возврата долга отработать в организации определенный период (см., например, определение Московского городского суда от 24.11.2011 по делу № 33-38134).
Договор займа и иные сопутствующие документы
После согласования условий договора займа работник и руководитель должны заключить письменный договор. Кроме полного наименования и реквизитов сторон необходимо указать существенные условия — сумму займа и обязанность его возврата (ст. 810 ГК РФ), а также все дополнительные условия предоставления займа, по которым стороны достигли соглашения (см. предыдущие разделы). Дополнительно может быть оформлена расписка работника в получении денег либо акт передачи денег. Бухгалтерия должна выдать расходно-кассовый ордер.
В ряде случаев для заключения договора займа с работником может потребоваться общее решение собрания учредителей или акционеров (если речь идет об ООО или АО). Например, когда деньги даются в долг лицу, относящемуся к заинтересованным лицам (директору, учредителю), либо сделка по предоставлению займа является крупной — более 25% активов общества (ст. 46, 46 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).
***
Таким образом, заявление на предоставление займа является основанием для заключения договора займа между организацией и работником. Оно составляется в свободной форме, если образец заявления на заем денег у работодателя не утвержден. В заявлении целесообразно указать основные желаемые условия займа.
***
Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!
Источник
Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.
Для чего составляют
Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.
Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.
Взяться за ручку стоит, если:
- были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
- необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
- кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
- появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
- необходимо отправить кого-то в командировку;
- требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
- любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.
Виды писем
Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:
- запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
- сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
- сообщение о направлении в командировку;
- предложение о дополнительном премировании;
- информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.
Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.
Как оформить (образец по ГОСТу)
Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:
- наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
- название документа;
- текст — что необходимо сообщить руководству;
- дата, подпись и обязательно должность автора.
Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.
Пример 1
Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.
Пример 2
На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.
Есть и третий вариант.
Пример 3
Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.
Правила оформления
Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.
Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.
Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.
Образцы для разных случаев
Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки
Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.
Записка о выплате премии
Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.
Директору
ООО «Домострой»
Семину И.Г.
от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
Настиной И.А.
Служебная записка
Об увеличении премиального вознаграждения
Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.
Начальник отдела продаж Настина И.А.
Докладная об отсутствии на рабочем месте
Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.
Записка о списании ТМЦ
В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.
Письмо о необходимости ремонта оборудования
С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.
Письмо об отзыве из отпуска
Докладная о самоизоляции
Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.
Письмо о переводе на удаленную работу
В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.
Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.
Составляют ли в электронном виде
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.
Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.
Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.
Срок хранения
Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.
Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.
Источник
Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.
Примеры служебных записок:
Кто может писать служебную записку
Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки .docСкачать образец заполнения служебной записки .doc
Для чего нужна служебная записка
Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.
В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.
Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.
Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).
Основные правила написания служебной записки
Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.
Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения
- о наименовании предприятия,
- дате ее составления,
- сотруднике, который пишет записку,
- должностном лице, к которому она направляется.
Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.
Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.
После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.
Инструкция по написанию служебной записки
Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.
- В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
- Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
- После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
- Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
- В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме
Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:
- Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
- Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
- Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
- Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
- Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.
Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.
В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.
Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.
Источник
