Что лучше выдать заем или в подотчет

Сотрудник попросил выдать деньги в долг. Директор согласился и спрашивает у вас, как лучше оформить такую выплату. Есть несколько вариантов: выдать сотруднику зарплату заранее, деньги под отчет с возвратом или предоставить заем. Какие риски для компании есть в каждом случае? И какой вариант стоит предложить руководству?

Чем рискует компания, если зарплату сотруднику выдаст заранее

Начнем с первого варианта – вы решили выплатить сотруднику аванс за время, которое он еще не отработал. Например, в августе перечислите зарплату за сентябрь. Поспешим отговорить вас от такого шага. Уж слишком он рискованный.

Претензии трудовых инспекторов. Прежде всего, компания нарушит главное правило – зарплату нужно выдавать не реже двух раз в месяц (ст. 136 ТК РФ). Есть вероятность, что трудовые инспекторы при проверке попытаются за это оштрафовать по статье 5.27 КоАП РФ. Сумма санкций для директора до 5 тыс. руб., для компании – до 50 тыс. руб.

Инспекторов не остановит даже то, что организация по факту уже выплатила сотруднику деньги вперед. Работник должен получать зарплату каждые две недели в любом случае. Так считает Роструд (письмо от 30 мая 2012 г. № ПГ/ 4067-6-1). Ведь Трудовой кодекс не предусматривает возможности оплатить время, которое сотрудник еще не отработал.

К тому же есть риск, что отсутствие выплаты сотруднику, который исполнил свои обязанности, станет причиной трудового спора. И работодателю придется доказывать, что он выдал зарплату заранее. А на практике сделать это не всегда просто.

Вы можете попробовать обойти правило двух недель, выдав не всю сумму зарплаты за будущий месяц, а лишь ее большую часть. А остатки будете выплачивать каждые полмесяца. Но трудовые инспекторы все равно могут усмотреть нарушение. Вы удерживаете из зарплаты сотрудника суммы, которые выплатили заранее. В Трудовом кодексе есть закрытый перечень случаев, в которых компании разрешено удерживать суммы с зарплаты. В нем написано, что удержать можно только неотработанный аванс (ст. 137 ТК РФ). Но это не ваш случай. Вы удерживаете аванс отработанный. А это неправомерно, так как этой ситуации в разрешенном списке нет. Получается, что удержать такой аванс можно только с добровольного согласия сотрудника.

Риск невозврата денег. Сразу возникает следующий риск – работник может уволиться. Представьте, что он не разрешит удержать нужную сумму и не вернет ее добровольно. Тогда компании придется обращаться в суд с требованием вернуть излишне перечисленную зарплату. И, к сожалению, есть вероятность, что решение будет принято не в пользу организации.

Судьи четко следуют правилу, согласно которому с сотрудника можно взыскать излишне перечисленную зарплату только в трех случаях, которые перечислены в статье 137 ТК РФ:

•  зарплату переплатили из-за того, что бухгалтер ошибся в расчете;
• суд или комиссия по трудовым спорам доказали, что работник виновен в простое или не выполнил трудовые нормы;
• переплата возникла из-за неправомерных действий сотрудника (например, он предоставил поддельные документы).

Внеплановый аванс не попадает ни под один из перечисленных случаев. Поэтому судьи не разрешают взыскивать с сотрудника эти суммы. Вот один из примеров подобного решения – апелляционное определение Новосибирского областного суда от 6 февраля 2014 г. по делу № 33–783/2014.

НДФЛ с аванса. Следующая проблема, которую придется решить, – когда перечислить НДФЛ с преждевременного аванса. Выбрать нужно из двух дат: в момент выплаты или в последний день того месяца, когда он станет зарплатой.

С одной стороны, доход в виде зарплаты у сотрудника возникнет только в последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому в последний день месяца и нужно заплатить НДФЛ.

Но инспекторы могут расценить преждевременный аванс не как зарплату, а как иной доход. Тогда компания должна перечислить НДФЛ в день выплаты денег. Такая позиция основана на нормах Трудового кодекса. Ведь зарплата – это вознаграждение, которое зависит от количества и качества затраченного труда (ст. 129, 132 ТК РФ). А значит, деньги, выплаченные за неотработанное время, зарплатой не являются.

НДФЛ с матвыгоды. Следующий подводный камень преждевременной зарплаты – налоговики могут переквалифицировать ее в беспроцентный заем. Опасность таится в доначислении работнику НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах. Тогда компании придется платить штраф и пени на недоимку по НДФЛ.

Шансов переквалифицировать преждевременный аванс у инспекторов немного. Но риски все же остаются. Например, судьи в одном из постановлений поддержали контролеров (постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 27 декабря 2012 г. по делу № А58-4544/2012). Компания утверждала, что выплата преждевременного аванса в счет зарплаты происходит в рамках трудовых отношений, поэтому ее займом считать нельзя. Судьи изучили соглашения с работниками и отклонили иск компании. А все из-за того, что в бумагах был особый пункт: сотрудник мог вернуть сумму заранее, до установленного срока. Поэтому судьи такие выплаты признали не авансом, а беспроцентным займом.

На какой срок безопасно оформлять подотчетные сотруднику

Перейдем ко второму варианту – сотрудник получает сумму под отчет, а потом возвращает ее обратно. У этого способа в сравнении с преждевременной зарплатой меньше рисков и больше плюсов.

Удобно, что вы решаете сами, какую сумму подотчетных получит сотрудник и на какой срок. Закон максимальных границ не устанавливает. Но советуем проследить за двумя важными деталями.

Сроки возврата. Первая – пусть сотрудник в заявлении на подотчетные обязательно укажет конкретные сроки, в которые он отчитается. Если дату не указать, инспекторы решат, что деньги выданы на день. Тогда сотрудник должен вернуть их в тот же день, в который получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).

Вторая важная деталь – когда наступит срок возврата подотчетных, сотрудник должен сам попросить компанию, чтобы она удержала нужные суммы из зарплаты. Пусть он напишет заявление. Тогда вы вправе удержать из зарплаты ту сумму, которую попросит сотрудник. А если с инициативой выступит компания, то удержать можно лишь 20 процентов от зарплаты с согласия работника (ст. 138 ТК РФ). И то при условии, что не прошел месяц с того дня, когда сотрудник должен был отчитаться (ст. 137 ТК РФ).

Риск невозврата денег. Увольнять такого сотрудника опасно. Есть шанс, что полностью погасить долг не получится. При окончательном расчете, возможно, сможете удержать только 20 процентов от всех выплат. Остальное – через суд.

НДФЛ с матвыгоды. Могут ли инспекторы переквалифицировать подотчетные в беспроцентный заем и доначислить НДФЛ с материальной выгоды? Могут. Но на практике сложно доказать, что за подотчетными скрывается беспроцентный заем. Если проверяющие доначислят НДФЛ, штрафы и пени, их решение можно оспорить. Судьи чаще поддерживают компании и соглашаются с тем, что суммы, по которым сотрудники не отчитались, их доходом не являются. Во всяком случае, пока не истечет срок давности по долгу.

Пример
Как отразить в бухучете подотчетные, которые сотрудник попросил удержать из его зарплаты
Компания выдала сотруднику 25 000 руб. под отчет. Сумму сотрудник не израсходовал. И когда наступил срок возврата подотчетных, попросил удержать деньги из его зарплаты. Оклад сотрудника – 45 000 руб. Стандартных вычетов у него нет, поэтому НДФЛ компания удерживает с полной суммы.

Перейдем к проводкам. Сначала начислите сотруднику зарплату, удержите НДФЛ и подотчетные:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
– 45 000 руб. – начислена зарплата работнику;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 5850 руб. (45 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 71
– 25 000 руб. – удержаны подотчетные.

А после выплатите деньги за минусом нужных сумм:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51)
– 14 150 руб. (45 000 – 25 000 – 5850) – выплачена зарплата сотруднику за минусом НДФЛ и подотчетных.

Какие налоги начислять, когда выдан заем сотруднику

Теперь обсудим третий способ дать сотруднику деньги в долг – оформить заем сотруднику.

Этот вариант будет самым безопасным. Вы можете указать в договоре займа конкретные суммы, которые будете удерживать из зарплаты работника в счет погашения долга. Тогда каждый месяц вы удерживаете оговоренные суммы и без дополнительного согласия сотрудника.

Но выдавая заем сотруднику, обратите внимание на ряд важных пунктов, чтобы не ошибиться с НДФЛ и не прогадать с другими налогами. Проценты, начисленные по договору, компания должна включить в налоговые доходы. А вот НДС платить с них не придется. Денежный заем сотруднику и проценты по нему от НДС освобождены (подп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ).

Допустим, вы выдаете заем без процентов. Тогда это никак не влияет на расчет налога на прибыль. На даты выплаты и возврата заем не нужно включать ни в расходы, ни в доходы.

Если вы выдаете заем без процентов или под процент, который меньше 2/3 ставки рефинансирования, то у сотрудника возникает материальная выгода (подп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ). С нее вы должны рассчитать НДФЛ по ставке 35 процентов и перечислить налог в бюджет (п. 2 ст. 224 НК РФ). Для нерезидентов ставка ниже – 30 процентов (п. 3 ст. 224 НК РФ).

НДФЛ с материальной выгоды рассчитывайте на последний день каждого месяца в течение срока займа. Не важно, когда сотрудник заплатил проценты (новый подп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ). Это же правило работает для беспроцентных займов. По ним тоже определяют матвыгоду на последний день каждого месяца – 31 января 2016 года, 29 февраля 2016 года, 31 марта 2016 года и т. д.

НДФЛ удержите при ближайшей выплате денег сотруднику и в этот же день перечислите налог в бюджет (п. 4, 6 ст. 226 НК РФ).

Пример 2 Как рассчитать НДФЛ с материальной выгоды, если сотрудник получил заем без процентов
1 июля 2016 года компания выдала сотруднику беспроцентный заем в сумме 100 000 руб. сроком на 2 месяца. 1 сентября работник деньги вернул.

Рассчитайте материальную выгоду по формуле:

М = З × 2/3 × 10,5% : 366 × Д,

где М – материальная выгода по займу;

З – сумма займа, руб.;

10,5% – ставка рефинансирования на день возврата денег (последний день месяца);

366 – количество календарных дней в году;

Д – количество календарных дней, в течение которых сотрудник пользовался деньгами.

В расчет не берите день выдачи денег, но включите день их возврата.

Материальная выгода на 31 июля — 573,77 руб. (100 000 руб.× 2/3 × 10,5% : 366 × 30 дн.). С нее нужно удержать НДФЛ – 200 руб. (573,77 руб. × 35%).

Материальная выгода на 31 августа — 592,90 руб. (100 000 руб.× 2/3 × 10,5% : 366 × 31 дн.). С нее нужно удержать НДФЛ – 208 руб. (592,90 руб. × 35%).

Когда сотрудник вернет деньги, у него возникнет материальная выгода в сумме 19,13 руб. (100 000 руб.× 2/3 × 10,5% : 366 × 1 дн.). С нее нужно удержать НДФЛ – 7 руб. (19,13 руб. × 35%).

Пример 3 Как рассчитать НДФЛ с материальной выгоды, если сотрудник получил заем под льготный процент (ниже 2/3 ставки рефинансирования)
Возьмем исходные данные из примера 2, но с поправкой, что заем сотрудник получил не бесплатно, а под 5 процентов. И вернул 1 сентября сам долг и начисленные проценты в сумме 846,99 руб. (100 000 руб. × 5% : 366 дн. × 62 дн.).

Материальную выгоду рассчитайте по формуле:

М = З × (2/3 × 10,5% – П) : 366 × Д,

где М – материальная выгода по займу;

З – сумма займа, руб.;

10,5%- ставка рефинансирования на день возврата денег (последний день месяца);

П – процентная ставка по займу;

366 – количество календарных дней в году;

Д – количество календарных дней, в течение которых сотрудник пользовался деньгами.

Включите день возврата, исключите день выдачи.

Сумма материальной выгоды  на 31 июля – 163,93 руб. (100 000 руб. × (2/3 × 10,5% – 5%) : 366 × 30 дн.). А НДФЛ с нее – 57 руб. (163,930 руб. × 35%).

Сумма материальной выгоды  на 31 августа – 169,40 руб. (100 000 руб. × (2/3 × 10,5% – 5%) : 366 × 31 дн.). А НДФЛ с нее – 59 руб. (169,40 руб. × 35%).

Сумма материальной выгоды  на 1 сентября – 5,46 руб. (100 000 руб. × (2/3 × 10,5% – 5%) : 366 × 1 дн.). А НДФЛ с нее – 2 руб. (5,46 руб. × 35%).

Если вы выдаете сотруднику заем для покупки или строительства жилья, то материальная выгода от НДФЛ освобождается (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ). Правда, воспользоваться такой льготой работник может, если соблюдаются два условия. Первое – целевой характер займа прописан в договоре. Второе – сотрудник принес из инспекции уведомление о праве на имущественный налоговый вычет.

Нужно ли начислять взносы на сумму материальной выгоды? Нет. Вносы не начисляйте ни на сумму займа, ни на материальную выгоду от экономии на процентах. Такие выплаты освобождены от взносов согласно части 3 статьи 7 Федерального закона о страховых взносах от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Об этом Минтруд говорит в письме от 17 февраля 2014 г. № 17–4/ В-54.