- Главная
- Консультация эксперта
- Расчеты
- Расчеты через подотчетников
144823 апреля 2019
Перевод подотчетных сумм в заем. Зависший подотчет можно переоформить в заем. Но если он будет беспроцентным, то с материальной выгоды надо удерживать НДФЛ по ставке 35 процентов. Читайте об этом в нашей статье.
Вопрос: У директора в подотчете огромная сумма. Документы он не предоставит. Он хочет переоформить подотчет в заем, но сделать это только договором займа и проводками в учете без движения денежных средств. Я думаю, что это неправильно. Нужно по договору займа перечислить ему на карту или выдать наличными, а потом он эти же денежные средства вернет как возврат подотчетных сумм. Как правильно сделать?
Ответ: Да, рекомендуется именно такой способ при переводе задолженности из подотчетных сумм в заем. Что касается формы расчетов, безопасный вариант здесь — это перечислить заем директору по безналу, а он потом погасит этими деньгами свой подотчетный долг. Можно поступить по-другому: сначала выдать директору заем из кассы, а потом он вернет компании деньги тоже наличными. Но здесь много ограничений. Выдать заем руководителю можно только из наличности, снятой с расчетного счета, а не из кассовой выручки (п. 4 Указания № 3073-У). Кроме того, безопаснее, чтобы сумма подотчетного долга, возвращаемого наличными в кассу, не превышала 100 000 руб. В пункте 6 Указания № 3073-У прямо сказано, что 100-тысячный лимит не распространяется на суммы, выдаваемые работникам под отчет. Но для подотчетных, возвращаемых в кассу компании, такой оговорки нет.
Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора
Способ № 2. Переоформить долг по подотчету в заем
Для кого подходит: Для всех компаний.
Переоформление подотчета в беспроцентный заем не потребует больших финансовых и трудозатрат, но полностью не решит проблему с зависшим долгом. Получится лишь на некоторое время отложить ее решение. Ведь рано или поздно директор все же должен будет вернуть компании деньги, которые он получил по договору займа.
Еще один минус. При беспроцентном займе возникнет материальная выгода от экономии на процентах, которые директору пришлось бы заплатить, если бы он, к примеру, взял кредит в банке (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ). С суммы этой материальной выгоды придется исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ по ставке 35 процентов.
Зависший подотчет можно переоформить в заем. Но если он будет беспроцентным, то с материальной выгоды надо удерживать НДФЛ по ставке 35 процентов.
Конечно, можно оформить процентный заем, причем проценты установить такие, чтобы у работника не возникало материальной выгоды. Но это еще более трудоемкий вариант, ведь понадобится оформлять документально и проводить в учете не только сумму займа, но начисление и уплату процентов. Кроме того, у организации возникают доходы в виде процентов по займу, с которых надо заплатить налог на прибыль.
Что касается формы расчетов, безопасный вариант здесь — это перечислить заем директору по безналу, а он потом погасит этими деньгами свой подотчетный долг.
Пример 2: Как долг по подотчету заменить на договор займа
Долг директора перед компанией по подотчетным средствам составляет 92 000 руб. Этот долг решили переоформить в задолженность директора по беспроцентному займу. Бухгалтер сделал в учете такую запись:
Дебет 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» Кредит 51
— 92 000 руб. — выдан заем директору;
Дебет 51 Кредит 71
— 92 000 руб. — возвращен аванс подотчетником.
Можно поступить по-другому: сначала выдать директору заем из кассы, а потом он вернет компании деньги тоже наличными. Но здесь много ограничений. Выдать заем руководителю можно только из наличности, снятой с расчетного счета, а не из кассовой выручки (п. 4 Указания № 3073-У). Кроме того, безопаснее, чтобы сумма подотчетного долга, возвращаемого наличными в кассу, не превышала 100 000 руб. В пункте 6 Указания № 3073-У прямо сказано, что 100-тысячный лимит не распространяется на суммы, выдаваемые работникам под отчет. Но для подотчетных, возвращаемых в кассу компании, такой оговорки нет.
Рано или поздно срок действия договора займа истечет. То есть у директора опять зависнет долг перед компанией. В такой ситуации есть два варианта действий, но они с налоговыми рисками.
Первый — можно продлевать срок займа до бесконечности. Это позволит не платить ни НДФЛ, ни взносы. Но компанию могут обвинить в том, что она скрывает облагаемый доход директора.
Второй — через три года списать не возвращенный в срок заем как безнадежный. Здесь проверяющие могут усомниться в том, что компания не смогла удержать долг у своего же директора. И решат, что фактически долг прощен. Значит, надо платить НДФЛ (письмо ФНС России от 11 октября 2012 г. № ЕД-4-3/17276) и взносы (письмо Минздравсоцразвития России от 17 мая 2010 г. № 1212–19).
Производственный календарь на 2020 год
Отвечает Александр Сорокин,
заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России
«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в рекомендации».
Из рекомендации Нужно ли применять ККТ при выдаче, получении и возврате займа
Статьи по теме в электронном журнале
Источник
Цитата (Георгий _юрист):Добрый день.Деньги руководитель брал подотчет. На форуме встречается мнение, что это надо переоформлять в договор займа- отсюда вопрос: Как это документально переоформить в договор займа?
Доброго времени суток!
Т.е. Вы твердо решили, что будете составлять договор займа?
Или пока в раздумьях?
На мой взгляд, проще будет удерживать не возвращенную в срок подотчетную сумму из заработной платы. Почему? Да потому что дополнительных обязательств у Вашего директора не возникнет.
А вот если Вы переквалифицируете в договор беспроцентного займа, вот здесь у Вашего директора появится материальная выгода от экономии на процентах, которая облагается НДФЛ.
Приведу несколько материалов из СПС «КонсультантПлюс».
«
Вопрос
: Организация предоставляет своим работникам беспроцентные займы (заемные средства выражены в рублях). Необходимо ли рассчитывать и удерживать НДФЛ с материальной выгоды? Если необходимо, то в каком порядке?
Ответ
: В этом случае необходимо рассчитывать и удерживать НДФЛ с материальной выгоды.
Определение налоговой базы при получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств, исчисление, удержание и перечисление налога осуществляются налоговым агентом в порядке, установленном НК РФ (пп. 2 п. 2 ст. 212 Налогового кодекса РФ).
Пунктом 1 ст. 210 НК РФ предусмотрено, что при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.
В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ доходом налогоплательщика, полученным в виде материальной выгоды, является, в частности, материальная выгода от экономии на процентах за пользование заемными (кредитными) средствами, полученными от организаций.
При этом налоговая база определяется как превышение суммы процентов по займу, исчисленной исходя из 2/3 действующей ставки рефинансирования ЦБ РФ на дату фактического получения налогоплательщиком дохода, над суммой процентов, исчисленной исходя из условий договора, что можно представить в виде следующей формулы:
Налоговая база в виде материальной выгоды = Сумма процентов, исчисленная исходя из 2/3 ставки рефинансирования ЦБ РФ, — Сумма процентов, исчисленная исходя из условий договора займа.
В отношении доходов в виде материальной выгоды за пользование беспроцентными займами для целей расчета налоговой базы по НДФЛ применяется ставка рефинансирования, установленная ЦБ РФ на каждую дату возврата заемных средств (Письмо Минфина России от 17.07.2009 N 03-04-06-01/174).
Т.М.Лукьянчикова
ООО «ЭЛКОД-АУДИТ»
25.01.2011″
«
Вопрос
: Организация предоставляет своим работникам беспроцентные займы. Какую дату считать датой получения доходов в виде материальной выгоды, связанной с получением беспроцентного займа? С какой суммы нужно исчислить НДФЛ: с суммы возвращенной части долга или с суммы, которая числилась за заемщиком до погашения?
Ответ
: Фактической датой получения доходов в виде материальной выгоды работниками организации, которая выдала им беспроцентные займы, следует считать соответствующие даты возврата заемных средств. Налоговая база налогоплательщика определяется как сумма процентов, исчисленная исходя из трех четвертых действующей на дату получения дохода ставки рефинансирования Банка России и оставшейся части долга по займу.
Обоснование
: В соответствии с пп. 3 п. 1 ст. 223 Налогового кодекса РФ дата фактического получения доходов при получении доходов в виде материальной выгоды определяется как день уплаты налогоплательщиком процентов по полученным заемным (кредитным) средствам. В случае если организацией выдан беспроцентный заем, налоговая база налогоплательщика определяется как сумма процентов, исчисленная исходя из трех четвертых действующей на дату получения дохода ставки рефинансирования Банка России и оставшейся части долга по займу. Фактической датой получения доходов в виде материальной выгоды следует считать соответствующие даты возврата заемных средств. Аналогичной позиции придерживается и Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России (Письмо Минфина России от 11.04.2008 N 03-04-06-01/83).
К.В.Котов
Советник отдела
налогообложения физических лиц
Управления налогообложения
ФНС России
20.08.2012″
Если Вы удерживаете не возвращенную в срок подотчетную сумму, то здесь всего-лишь необходимо издать приказ об удержании из з/платы и отразить не возвращенную в срок подотчетную сумму проводками: Д-т 94 К-т 71, а затем удерживать постепенно из з/п директора (проводки: Д-т 70 К-т 94).
P.S. Вы все еще хотите оформлять договор займа?
Источник
С 2020 года бухгалтеры должны выдавать работникам деньги в подотчет по новому порядку. Старый порядок использовать нельзя. Редакция журнала «Упрощенка» подготовила ответы на все вопросы, а также образцы документов на подотчет с учетом изменений-2020.
Новые правила подотчета в 2020 году
С 2020 года используйте новые образцы документов:
В 2020 году организация вправе закупать товары, работы и услуги любым способом. Например, заключив договор с поставщиком или выдав деньги подчиненному лицу для закупки. Приобретение через работника — это и есть выдача средств под отчет. То есть, сотрудник получает определенную сумму на конкретную цель. А выполнив поставленную задачу — подчиненный обязан отчитаться о затратах.
Расчеты с подотчетниками регламентированы в Указаниях Центробанка РФ № 3210-У. За последнее время правила корректировали несколько раз. Обозначим ключевые нормативы с учетом изменений — 2020 в специальной таблице:
Новые чеки по подотчету в 2020 году: онлайн видео
Изменения в чеках ККТ с 1 февраля 2020
С 1 февраля 2020 года автоматы могут не выдавать бумажные и электронные чеки, если соблюдают два условия:
- дисплеи автоматов отражают QR-код, с помощью которого покупатели могут получить электронный чек, например, отсканировав на смартфоне;
- на корпусе автомата есть легко читаемый заводской номер устройства. Заводской номер можно посмотреть, не разбирая и не перемещая автомат для расчетов
При таком способе расчета можно не выдавать бумажные чеки и не отправлять электронные чеки на почту или телефон покупателя. Исключение — если покупатель сообщил номер телефона или адрес электронной почты. Тогда придется направить покупателю электронный чек. Чтобы настроить автомат под вывод QR-кодов на дисплей, обратитесь в организацию, которая обслуживает вашу технику.
Сам же автомат может не печатать чеки. Достаточно настроить в офисе одну удаленную кассу, которая будет получать сигнал с автоматов, когда покупатель оплачивает товар. В момент, когда касса получила сигнал о расчетах, она сформирует чек.
Изменения в чеках ККТ с 1 марта 2020
С 1 марта 2020 года компании и ИП, которые продают маркированные товары, обязаны печатать в чеке новый реквизит — «код товара» (приказ ФНС от 29.08.2019 № ММВ-7-20/434@). В бумажных чеках касса должна выдавать [М] для маркированного товара, а в электронных — префикс и код идентификации маркированного товара. Чтобы ККТ печатала новый код, придется обновить ПО кассы. Как это сделать, рассказал представитель компании АТОЛ (см. комментарий).
Информация дана в статье журнала «Упрощенка» Кассовые изменения, которые надо учесть упрощенцам в 2020 году
Порядок выдачи и получения денег в подотчет в 2020 году
Вести подотчет и заполнять авансовый отчет в несколько кликов удобно в программе БухСофт. Программа подготовит все отчеты быстро и с учетом всех изменений.
Подотчет онлайн в программе БухСофт
При направлении работника в командировку придется оформить приказ, либо иное распоряжение руководства о командировании. Для иных целей приказ теперь не обязателен. Но компания вправе оформить распоряжение на выдачу подотчетных средств.
Целью подотчетного аванса могут быть разные затраты. Но общий порядок получения средств таков:
- Определяем цель, сумму и срок подотчета.
- Составляем письменное заявление на имя руководителя. Документ оформляют в произвольной форме. Главное, чтобы бумага не содержала размытых и не четких формулировок. Только конкретные цифры, задачи и сроки. Иначе у контролеров могут возникнуть вопросы.
- Получаем резолюцию. Необходимо согласовать подотчет с руководителем. Начальство рассмотрит обращение работника, оценит ситуацию и примет решение. Директор вправе отказать в авансе, или, например, может уменьшить сумму, если сочтет расходы завешенными. Также гендир вправе сократить срок выдачи подотчета. Например, если работник требует на закупку канцелярских товаров целую неделю. Начальник может сократить срок до трех рабочих дней.
- В бухгалтерии работнику выдаем денежные средства по согласованному заявлению. Деньги могут выдать из кассы наличными, кассир оформит расходный кассовый ордер. Подотчет можно перевести на банковскую карту сотрудника или на корпоративную карту. В таком случае, перевод оформляется платежным поручением.
- Работник расходует деньги на установленные цели, сохраняет все чеки, квитанции и БСО.
- По истечению трех дней с момента окончания срока выдачи подотчета работник подает в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы.
Важно! В 2020 году допускается использовать электронные чеки в качестве подтверждения. Например, если закупка оформлялась через интернет, и продавец прислал электронный БСО об оплате. Достаточно распечатать электронный чек и предоставить его вместе с отчетом в бухгалтерию. Главное, чтобы фискальный документ соответствовал требованиям закона № 54-ФЗ.
Если у работника остались деньги, то их следует вернуть в кассу вместе с авансовым отчетом. Проследите, чтобы кассир оформил приходный ордер, и выдал вам квитанцию по приемке налички.
Бывают ситуации, когда подотчетник израсходовал собственные средства на закупку. Например, при планировании суммы не был учтен НДС. В этом случае организация должна возместить перерасход: выдать деньги из кассы или перечислить на карту.
Как составить заявление на подотчет
Письменное заявление на подотчет — это основной документ, на основании которого работнику будет предоставлен аванс. Если бумагу составить неверно, или допустить существенные ошибки в оформлении, то в средствах могут отказать.
Унифицированной формы для заявления не предусмотрено. Но чиновники обозначили ключевые требования к документу.
Так, заявление на выдачу денег подотчет должно раскрывать следующие позиции:
- сумма, требуемая в подотчет;
- цель, на что будут потрачены деньги;
- срок, в течение которого работник выполнит поставленную задачу.
Заявление должно быть согласовано с руководителем. То есть, на документе в обязательном порядке должна присутствовать подпись директора и дата согласования. Без визы руководства выдавать аванс сотруднику нельзя.
Компания вправе установить в своей учетной политике, что выдача денежных средств в подотчет производится только на основании приказа руководства. В таком случае, на основании письменного заявления придется оформить приказ.
Как выдать подотчетные деньги
Работник обращается за авансом в бухгалтерию. Способ предоставления средств в подотчет выбирает сама фирма. Допускается выдавать наличные из кассы, либо перечислять деньги на карты. Причем это может быть не только зарплатная карта подчиненного, но и корпоративная. Это карта, которая оформлена специально для таких операций.
Кассир выписывает расходный кассовый ордер. Для этого используется унифицированный бланк КО-2. Расходник должен быть подписан не только кассиром, но и главбухом и гендиректором.
С 2020 года разрешено ведение кассовых документов в электронном виде. Если оформляете электронный РКО, то заверьте его усиленными цифровыми подписями ответственных лиц.
Для безналичного расчета бухгалтер оформляет платежное поручение. Заполняется стандартная форма ОКУД 0401060. Важно указать в платежном поручении, что средства перечисляют в подотчет. Для этого в поле 24 «Назначение платежа» укажите, что транш является подотчетным.
Как составить авансовый отчет
Отчитаться за полученный подотчет нужно по установленной форме. Бланк авансового отчета утвержден Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. Учтите, что организация вправе применять самостоятельно разработанный шаблон.
Авансовый отчет заполняет сам работник, который получил деньги в подотчет. Документ можно оформить на бумаге от руки, или составить в электронном виде. В бланке указывается наименование организации, сведения о подотчетнике (ФИО, должность). Обязательно указывается цель и основание для выдачи аванса. В табличной части расписываются сведения о полученном авансе и произведенных тратах.
Отчет сдайте в бухгалтерию в течение трех рабочих дней, с момента завершения срока подотчета. Если авансовый отчет не предоставлен вовремя, то руководитель вправе принять решение об удержании сумм из заработной платы. На это у работодателя есть один календарный месяц.
Источник